Polityka Prywatności i Plików Cookies Galilu

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego Galilu dostępnego pod adresem www.galilu.pl („Sklep”), sklepów stacjonarnych Galilu oraz Profilu Klienta Galilu, a także zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii w Sklepie.

I. DEFINICJE I ADMINISTRATOR

1. Administratorem danych osobowych jest GALILU SPÓŁKA JAWNA – WARYNIA GRELA, AGNIESZKA ŁUKASIK z siedzibą w Warszawie, ul. Mokotowska 26, 00-561 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000245783, NIP 5252350392 („Administrator”).

2. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

3. Użytkownik oznacza osobę fizyczną odwiedzającą Sklep lub sklep stacjonarny Galilu, korzystającą z funkcjonalności Sklepu, zawierającą umowę z Administratorem lub korzystającą z Profilu Klienta Galilu.

4. Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

5. Profil Klienta Galilu oznacza dobrowolny profil prowadzony przez Administratora w jego systemach w związku z obsługą klientów Galilu, służący w szczególności identyfikacji Użytkownika, przypisywaniu historii zakupów oraz zapewnianiu korzyści i personalizacji obsługi. Profil Klienta Galilu jest odrębny od „Moje Konto” w Sklepie i nie zapewnia Użytkownikowi dostępu do konta online.

II. CELE, PODSTAWY PRAWNE I ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych poniżej celów.

1. Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży, dokumentowanie sprzedaży, obsługa płatności, dostawa, zwroty, reklamacje oraz obsługa bonów upominkowych i kodów rabatowych.

Zakres danych obejmuje w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe i adresowe, dane zamówienia, dane dotyczące płatności w zakresie otrzymywanym przez Administratora, dane do faktury oraz dane niezbędne do obsługi reklamacji lub zwrotu. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków rachunkowych i podatkowych także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W związku z elektronicznym dokumentowaniem sprzedaży Administrator przetwarza dane niezbędne do wystawienia, przekazania, udostępnienia i przechowywania e-paragonów oraz faktur, w szczególności adres e-mail, numer zamówienia, informacje o zakupie oraz dane wymagane na danym dokumencie sprzedaży. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie obsługi zamówienia i uzgodnionego sposobu udostępniania dokumentów. Wiadomości służące przekazaniu dokumentów sprzedaży nie zawierają treści marketingowych i nie wymagają zgody na komunikację marketingową.

2. Prowadzenie konta „Moje Konto” i funkcjonalności Sklepu.

Przetwarzane są dane podane przy rejestracji i podczas korzystania z konta, w tym imię, nazwisko, adres e-mail, dane kontaktowe, dane logowania oraz dane zapisane w koncie, np. historia zamówień i lista ulubionych. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli Użytkownik wybierze logowanie za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy, Administrator otrzyma dane udostępnione w tym procesie, w zakresie niezbędnym do utworzenia lub obsługi konta.

3. Profil Klienta Galilu, historia zakupów i personalizacja obsługi.

Użytkownik może dobrowolnie utworzyć Profil Klienta Galilu na zasadach określonych w Zasadach Profilu Klienta Galilu. W związku z utworzeniem i prowadzeniem Profilu Administrator przetwarza dane podane przy rejestracji, w szczególności imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz – jeżeli Użytkownik zdecyduje się ją podać – datę urodzenia, a także informacje o zakupach przypisanych do Profilu i korzystaniu z korzyści związanych z Profilem. Dane są przetwarzane w celu utworzenia i prowadzenia Profilu, identyfikacji Użytkownika w sklepach Galilu, przypisywania zakupów do Profilu oraz zapewniania korzyści związanych z Profilem. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. wykonanie umowy dotyczącej Profilu Klienta Galilu.

Administrator może analizować informacje przypisane do Profilu, w szczególności historię zakupów, preferencje, korzystanie z ofert i korzyści oraz – jeżeli Użytkownik poda datę urodzenia – jego wiek, w celu lepszego dopasowania obsługi, rekomendacji produktowych, ofert, rabatów, zaproszeń i innych korzyści do zainteresowań Użytkownika, a także w celach analitycznych i rozwoju oferty Galilu. Przetwarzanie to może obejmować profilowanie. W zakresie analizy, segmentacji i rozwoju personalizacji podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zarządzaniu relacjami z klientami, lepszym dopasowaniu oferty i rozwijaniu usług. Profilowanie nie prowadzi do podejmowania wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Przekazywanie Użytkownikowi komunikacji marketingowej za pomocą poczty elektronicznej, wiadomości SMS/MMS lub połączeń telefonicznych odbywa się wyłącznie po udzieleniu odpowiedniej zgody na dany kanał komunikacji.

4. Newsletter i komunikacja marketingowa.

Jeżeli Użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, Administrator przetwarza adres e-mail lub numer telefonu w celu przesyłania Newslettera, informacji handlowych i marketingu bezpośredniego za pomocą wybranych przez Użytkownika kanałów, w szczególności poczty elektronicznej, wiadomości SMS/MMS lub połączeń telefonicznych. Podstawą przetwarzania jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wyrażenie zgody stanowi również uprzednią zgodę wymaganą przez przepisy Prawa komunikacji elektronicznej. Zgody na poszczególne kanały są dobrowolne i mogą być wycofywane niezależnie w każdym czasie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Zgoda na komunikację marketingową nie jest warunkiem utworzenia Profilu Klienta Galilu, założenia „Mojego Konta” ani dokonania zakupu. Jeżeli Użytkownik posiada Profil Klienta Galilu, treść komunikacji może być dopasowywana do jego preferencji na zasadach opisanych w pkt 3 powyżej. Szczegółowe zasady usługi Newslettera określa Regulamin Newslettera.

5. Powiadomienie o dostępności produktu.

Jeżeli Użytkownik skorzysta z funkcji „Powiadom mnie”, Administrator przetwarza adres e-mail oraz informacje pozwalające ustalić produkt lub jego wariant, którego dotyczy zgłoszenie. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu wysłania jednorazowego powiadomienia o ponownej dostępności produktu. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. podjęcie działań na żądanie Użytkownika w celu realizacji tej usługi. Powiadomienie nie stanowi zapisu do Newslettera ani zgody na odrębną komunikację marketingową.

6. Kontakt ze Sklepem.

W przypadku kontaktu e-mailowego, telefonicznego lub przez czat Administrator przetwarza dane przekazane w treści zapytania, w tym dane kontaktowe. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi, a gdy kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy – także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

7. Opinie o produktach i ochrona przed roszczeniami.

Administrator może przetwarzać dane konta oraz treść opinii, a także dane konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu, obsługa sporów i ochrona praw Administratora.

8. Statystyka, personalizacja i reklama online.

Dane techniczne i informacje o korzystaniu ze Sklepu, w tym adres IP, identyfikatory online, dane urządzenia i przeglądarki, informacje o aktywności w Sklepie oraz ustawienia zgód, mogą być przetwarzane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii. W przypadku technologii wymagających zgody podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z przepisami dotyczącymi przechowywania informacji na urządzeniu końcowym. Szczegóły znajdują się w części VI–VIII Polityki oraz w panelu ustawień cookies.

9. Rekrutacja.

Dane przekazane w związku z rekrutacją, w tym dane z formularza aplikacyjnego i CV, są przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji. Informacja o zasadach przetwarzania danych kandydatów jest udostępniana bezpośrednio w formularzu rekrutacyjnym. Jeżeli formularz prowadzi do serwisu zewnętrznego, należy zapoznać się także z informacją tego serwisu.

III. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Administrator przechowuje dane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania.

1. Zamówienia, płatności, zwroty, reklamacje i rozliczenia. Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i rachunkowymi, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dokumenty sprzedaży lub ich czytelne wizualizacje udostępniane za pośrednictwem systemu obsługi elektronicznych dokumentów sprzedaży pozostają dostępne dla Użytkownika przez co najmniej 3 lata od daty sprzedaży, zgodnie z Regulaminem Sklepu. Okres dostępności pod linkiem nie jest tożsamy z okresem przechowywania dokumentacji podatkowej i rachunkowej przez Administratora. Do dokumentów przechowywanych w KSeF stosuje się odrębne zasady wynikające z przepisów prawa.

2. Moje Konto. Dane są przechowywane przez okres utrzymywania konta. Po jego usunięciu są usuwane lub ograniczane, z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie wynika z przepisów prawa albo potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

3. Profil Klienta Galilu. Dane przetwarzane w celu prowadzenia Profilu są przechowywane przez okres trwania umowy dotyczącej Profilu, a po jej zakończeniu mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celu analizy i personalizacji są przetwarzane do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, nie dłużej jednak niż przez okres utrzymywania Profilu, z zastrzeżeniem danych przechowywanych na innych podstawach prawnych.

4. Newsletter. Dane są przechowywane do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z subskrypcji.

5. Powiadomienie o dostępności produktu. Dane są przechowywane do wysłania powiadomienia, nie dłużej niż przez 12 miesięcy od zgłoszenia.

6. Kontakt i zapytania. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, co do zasady nie dłużej niż 30 dni po zamknięciu sprawy, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione roszczeniami.

7. Cookies i podobne technologie. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub upływu okresu działania danej technologii, zgodnie z informacją dostępną w panelu ustawień cookies.

IV. ODBIORCY DANYCH I PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

1. Dane mogą być ujawniane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcom usług informatycznych i hostingu, systemów ERP i CRM, narzędzi analitycznych i marketingowych, w tym narzędzi służących do personalizacji i automatyzacji komunikacji, systemów płatności, firmom kurierskim, dostawcom usług księgowych, prawnych i Newslettera oraz podmiotom realizującym reklamacje. Dane mogą być przekazywane także producentowi lub dystrybutorowi produktu, jeżeli jest to niezbędne do obsługi reklamacji.

1a. W zakresie obsługi zamówień i elektronicznych dokumentów sprzedaży Administrator korzysta obecnie z systemu BASE (wcześniej BaseLinker), dostarczanego przez BaseLinker sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, oraz systemu eparagony.pl, którego operatorem jest Platforma Detalistów sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Dostawcy ci przetwarzają na zlecenie Administratora dane niezbędne do powierzonych im zadań, w szczególności obsługi zamówień, integracji systemów oraz przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów sprzedaży. Zakres danych zależy od powierzonych zadań i może obejmować dane identyfikacyjne i kontaktowe, adres e-mail, numer zamówienia, informacje o zakupie oraz dane zawarte na dokumentach sprzedaży. W tym zakresie dostawcy działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, a Administrator pozostaje odpowiedzialny za zgodność przetwarzania z RODO.

1b. Nazwy dostawców wskazanych w pkt 1a mają charakter informacyjny. Administrator może zmienić dostawcę w ramach opisanych usług, z zachowaniem wymagań RODO. Sama zmiana dostawcy, przy zachowaniu opisanych celów, zakresu i podstaw przetwarzania, nie wymaga akceptacji Polityki ani odrębnej zgody Użytkownika. Administrator aktualizuje informacje o dostawcach w Polityce. O zmianach istotnych dla przetwarzania danych lub praw Użytkownika informuje go odrębnie, przed ich wprowadzeniem. Zmiana dostawcy nie uprawnia do rozszerzenia zakresu udzielonych zgód. Aktualizacja informacji o dostawcach nie podlega trybowi zmiany Regulaminu Sklepu.

2. Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez Administratora, w tym dostawcy systemów informatycznych, narzędzi marketingowych i analitycznych, usług Newslettera, cookies i podobnych technologii, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli ma to miejsce, przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych prawem, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej oraz – gdy jest to wymagane – dodatkowych środków ochrony. Informacje o stosowanych mechanizmach przekazywania danych można uzyskać, kontaktując się z Administratorem; aktualne informacje dotyczące dostawców wykorzystywanych za pośrednictwem cookies są również dostępne w panelu ustawień cookies.

V. PRAWA UŻYTKOWNIKA I KONTAKT

1. Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Użytkownik może ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody. Jeżeli dane są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, Użytkownik może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym wobec profilowania w zakresie, w jakim jest ono związane z marketingiem bezpośrednim; po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tych celach.

2. Wnioski dotyczące danych osobowych można kierować pocztą na adres siedziby Administratora, telefonicznie pod numerem 22 121 99 32 lub e-mailem na adres [email protected].

3. Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

4. Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do zawarcia i wykonania umowy, utworzenia i prowadzenia Profilu Klienta Galilu, utworzenia „Mojego Konta”, otrzymywania Newslettera, udzielenia odpowiedzi lub rozpatrzenia reklamacji. W przypadku Profilu Klienta Galilu podanie danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe jest niezbędne do jego utworzenia; pozostałe dane, w tym data urodzenia, są dobrowolne. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację danego celu.

5. Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają. W ramach Profilu Klienta Galilu Administrator może stosować profilowanie opisane w części II pkt 3, służące personalizacji obsługi, rekomendacji, ofert i korzyści. Niezależnie od tego personalizacja treści lub reklamy online za pomocą cookies i podobnych technologii odbywa się zgodnie z ustawieniami Użytkownika opisanymi w części VI–VII Polityki.

VI. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

1. Sklep korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii, które mogą zapisywać lub odczytywać informacje na urządzeniu końcowym Użytkownika. Pozwalają one m.in. zapewnić prawidłowe działanie Sklepu, zapamiętać ustawienia, mierzyć ruch, personalizować treści oraz prowadzić działania reklamowe.

2. Cookies mogą być sesyjne (usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki) albo trwałe (pozostające na urządzeniu przez okres wskazany w ustawieniach danego pliku lub do ich usunięcia przez Użytkownika).

3. Aktualna lista plików, podobnych technologii, ich dostawców, celów i okresów działania jest udostępniana w panelu ustawień cookies. Panel stanowi część niniejszej informacji i jest aktualizowany wraz ze zmianą konfiguracji Sklepu.

VII. KATEGORIE COOKIES I USTAWIENIA ZGÓD

1. Sklep stosuje następujące kategorie cookies i podobnych technologii:

a. niezbędne – konieczne do zapewnienia podstawowych funkcji i bezpieczeństwa Sklepu, w tym obsługi ustawień zgód; nie wymagają zgody, jeżeli spełniają warunki niezbędności;

b. analityczne – służące analizie ruchu i sposobu korzystania ze Sklepu oraz poprawie jego działania;

c. personalizacyjne – umożliwiające dostosowanie treści lub funkcji do preferencji Użytkownika;

d. reklamowe – umożliwiające pomiar skuteczności kampanii i prezentowanie reklam dopasowanych do zainteresowań Użytkownika, także poza Sklepem.

2. Cookies i podobne technologie analityczne, personalizacyjne i reklamowe są uruchamiane po uzyskaniu zgody Użytkownika. Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana równie łatwo, jak została udzielona.

Aby zmienić wybrane zgody, wybierz: „Zmień ustawienia cookies”.

3. Użytkownik może również usunąć lub ograniczyć cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Zmiana ustawień przeglądarki nie zastępuje jednak wyboru dokonanego w panelu cookies; ograniczenie niektórych technologii może wpłynąć na działanie wybranych funkcji Sklepu.

VIII. BEZPIECZEŃSTWO I ZMIANY POLITYKI

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, zmianą lub bezprawnym ujawnieniem. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań.

2. Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmian prawa, procesów przetwarzania lub technologii używanych przez Administratora. Aktualna wersja jest publikowana na stronie www.galilu.pl.

3. Polityka obowiązuje od dnia jej opublikowania na stronie www.galilu.pl.